Barnehageforum - Krigen på skrivebordet ditt

Kjemper du en daglig kamp med de hurtig voksende bunkene på skrivebordet?

Her er 7 tips til hvordan ”skrivebordsgeneralen” vinner slaget over bunkene på skrivebordet.

Du bombarderes daglig med enorme mengder med papir. Har du ikke nok tid til å ta deg av dem, rykker de over i bunken til de andre papirene på skrivebordet. Bunken begynner å vokse og langsomt utvikler skrivebordet seg til en krigssone.

Rot på skrivebordet stresser, tapper energi og stjeler av din verdifulle tid, fordi du aldri kan finne det du skal bruke. Men hvorfor er det så vanskelig for de fleste av oss å holde orden på skrivebordet?

I følge Trine Kolding, eier av Tid & Tanke og forfatter av boken ”Få styr på tiden”, er tiden den typiske, men også den dårligste unnskyldningen.

”Vi unnskylder oss med at vi har det så fryktelig travelt. De fleste av oss ser på rydding som bortkastet tid, og derfor prioriterer vi det ikke. Men det er en stor feil, for opprydding er faktisk et viktig middel for å nå sine mål.”

 

Våre hjerner fungerer best med å gjøre en ting om gangen.

Rot på skrivebordet er i følge Trine Kolding som med multitasking. Vi kjenner det alle sammen godt. Når vi sitter og arbeider og telefonene ringer, så mister vi konsentrasjonen, og den gode ideen vi hadde før samtalen er borte. Eller når vi prøver å snakke i telefonene og samtidig skriver på en viktig e-post. Resultatet blir sjelden bra.

Forklaringen er i følge Trine Kolding at vår hjerne fungerer best med en ting om gangen:

- Undersøkelser viser at multitasking reduserer vår effektivitet med opp til 50%. PÅ samme måte forvirrer rot på skrivebordet din hjerne, fordi den registrerer alle de oppgavene som ligger og venter. Papirbunkene er en konstant påminnelse om de tingene du ikke har tatt stilling til.

Legg derfor vekk andre saker, slik at du kun har de aktuelle og relevante papirene foran deg, sier Trine Kolding.

 

Bli venn med din søppelkasse

Utover det å prioritere opprydding anbefaler Trine Kolding at vi blir bedre til å sortere.
- ”Du skal bli venner med din søppelkasse. Vi har en fryktelig tendens til å ta var på alt. Enten fordi vi tror at det er noe vi kommer til å lese, eller fordi vi ikke vet om det er noe vi får bruk for en dag. Her skal vi være mye mer kritiske og ærlige overfor oss selv”, sier Trine Kolding.
Til de papirene du er i tvil om du skal kaste eller ikke, anbefaler Trine Kolding en ”Foreldeseskasse”:

- ”Lag en avtale med deg selv om at hvis du ikke har brukt de papirene som du legger i kassen, i løpet av tre måneder, så kan du kaste de”, sier Trine Kolding.

 

Gjør det nå – prinsippet

Trine Koldings beste råd til deg som gjerne vil komme bunkene til livs, er løpende å ta stilling til og gjøre noe med de papirene som kommer inn.

- ”Finn ut med det samme hva som skal gjøres med papiret. Hvis oppgaven skal løses av en kollega, så gi det videre med det samme. Hvis du først kan løse oppgaven senere så skrive det inn i din kalender. Skal papiret kastet, så kaste det ut med en gang.”

 

5 råd til oppryddingen

  1. Lag et grunnleggende arkivsystem
    For å få orden på skrivebordet må du ha et grunnleggende arkivsystem. Hvis ikke helt vet hvor du skal legge papirene er det stor sansynlighet for at de rykker tilbake i bunken på skrivebordet.Det er forskjellig hvordan vi innretter systemene våre. Noen arkiverer ut fra årstall, andre ut fra emner osv. Du må derfor finne den logikken og det system som passer til deg.
  2. Lag en rask grovsortering
    For å komme bunkene til livs må du starte med å finne tre bunker. En til de papirene som du vil beholde, en annen til de papirene som skal arkiveres og siste men ikke minst en bunke til de som skal kastes.
  3. Kast
    Med mindre du har en meget god grunn til hvorfor du skal ta vare på de, skal du kaste dem. Ofte beholder man ting for sikkerhetsskyld og i frykt for at man plutselig får bruk for de en dag. Den holder ikke. Til de papirene du er usikre på lager du en ”foreldeseskasse”
  4. Ta stilling med det samme
    Det er sløsing av tid når du har tatt i det samme papiret flere ganger. Ta en beslutning med en gang om du skal gjøre noe med det nå, eller senere. Hvis senere, så planlegg det. Skal papiret kastes? Så gjør det!
  5. Prioriter opprydding
    Sett av fast 5-10 minutter av dagen til løpende opprydding.

  Kilde: www.lederweb.dk

Ledelse og holdninger

Hvordan merkes det når en barnehage drives av en tydelig og gjennomtenkt lederstil?

Les mer >>

Gode råd når du får kritikk som leder

Som leder må du trene på å gjøre kritikk om til noe positivt

Les mer >>

Bli en lykkelig leder

I denne artikkelen får du 11 gode råd til hvordan du kan bli en mer fornøyd leder

Les mer >>

Om ledelse og klovneri

Har lederrollen mye til felles med det å være klovn?

Les mer >>

Har du konflikter på jobben?

Hvilke type konflikt er mest vanlig på din arbeidsplass?

Les mer >>

Har ikke tid til å lede eller prioritere lederutvikling

Det skrives mange artikler og bøker om å ta kontroll på tiden. Det finnes råd men det hjelper dessverre lite de som ikke har tid til å lese, diskutere og reflekter. Derfor kommer det her en kort artikkel, med noen refleksjonspunkter og et mulig gjenkjennbart eksempel tildiskusjon.

Les mer >>

Hva er viktig å spørre om når du innhenter referanser?

Hvordan stiller du de riktige spørsmålene slik at du får ansatt rett person når du skal innhente referanser?

Les mer >>

Hvordan motivere og skape mer arbeidsglede?

Å kjenne kunsten å motivere sine medarbeidere og ikke minst deg selv, er en sikker vei til å skape gode resultater for din organisasjon. Motiver til arbeidsglede, og din arbeidsplass blir ikke bare et bedre miljø å være i – det øker også effektiviteten.

Les mer >>

Kan du være venner med en medarbeider?

Du behøver ikke overgi deg totalt til rollen som den ensomme ulv selv om du er leder. Det er ikke noe i veien for at du kan være venner med en medarbeider, men det krever bare at du tar noen forholdsregler.

Les mer >>