Er dine møter er preget av krusedull tegninger, åndsfaværende blikk og diskret gjesp? Møter kan være fulle av ideer, effektive, langvarige, energitappende og uforkuserte. Hvis dine møter har en tendense til å være mer tidsberøvende enn konstruktive, så les hvordan du kan ”røske” opp i møtekulturen.

Møter er en uungåelig del av hverdagen, men mange ledere bruker mer tid på møter enn de egentlig har lyst til. Møter kan være forstryrrende for arbeidsflyten og stjele av tiden som du kunne har brukt til noe mer produktivt.

Ut over dette har også møter en lei tendens til å gjøre deltagerne trøtte, som igjen påvirker resten av arbeidsdagen. Møter har derfor med god grunn fått et dårlig rykte. Selv om den eneste måten å fatte en beslutning på, kan være å samle mennesker i det samme lokalet, er det sjelden at det blir utrettet store ting på møter.

Hold perfekte møter i ekspressfart

Det kan være en kunst å få avholdt det perfekte møte, men i følge Harvard Business Review kan noen få, men ekstreme tiltak ”røske” godt opp i en negariv møtekultur på arbeidsplassen.

Den gode møtelederen har i god tid sendt ut en fast og konkret møteagenda til møtedeltagerne. På den måten kan du sikre deg at innholdet for møtet er klart for alle. Dessuten har møtedeltagerne mulighet for å sende deg tanker, ideer og fakta før møtet.

Aldri mer enn 30 minutter

Planlegg aldri møter som er lenger enn en halv time. Gå inn til møtet med et spesifikt problem som skal løses, og samle dere om ”probemet”, det vil si ha dokumentene, tallene og hjemmesiden o.l foran dere. Beslutt hvem som er ansvarlig for løsningen og gå i gang.

Hold stående møter

Ingen har lyst til å stå lenger enn nødvendig. Det gjør at møtene bir mer effektive og raskere gjennomført. Det forhindrer også at trøtte møtedeltagere mister konsentrasjonen eller faller i søvn under møtet. Erfaringer fra USA viser at møtevarigheten kan forkortes med opp til 50%.

Forby distraheringer

Når mobiltelefonene ringer, eller mailporgrammet konstant ”plinger” når nye mail kommer i innboksen, kan det være vanskelig for alle deltagerne å konsentrere seg om møtets innhold. Det forlenger dessuten møtet, da fokus fjernes fra møtets formål. En drastisk måte å unngå forstyrrelser, er å forby pc’er og mobiltelefoner til møter. Møtedeltagerne kan for eksempel legge sine mobiltelefoner i en kasse før møtet starter. Et mindre drastisk tiltak er å kreve at alle slår av mobiltelefonen før møtet – ikke bare på lydløs.

Bruk stoppeklokke

Det påvirker alle når møtene trekker ut i tid. Hold deror tydelig orden på tiden, og la gjerne tiden være synlig for alle møtedeltagerne. Hos Google sørger de for å holde møtene fokusert ved å ha et stort nedtellingsur på veggen. På den måten kan alle holde oversikt over hvor mye tid det er igjen.

Er det for mange og lite produktive møter i barnehagen?

Hva er dine tips til mer effektive møter?