Hva trenger din personalgruppe? Det er ikke sikkert at det umiddelbare inntrykket gir det rette svaret. Å bruke tid på en grundig og utforskende intervju og ansettelses-prosess kan gi høy gevinst.

Det kan være fristende å gjøre en ansettelse på bakgrunn av CV, men det er likevel ikke sikkert personen er den rette. Resultatet og gleden av å finne en kandidat som ikke huket av de opplagte boksene, og som andre kanskje hadde forkastet, er helt spesielt. En slik oppdagelse kan gi høy gevinst for virk- somheten over lang tid. Bidraget inn i en ar- beidskultur fra den som har blitt funnet og sett, og som kommer med riktig motivasjon og kompetanse, er en sjeldent god investering. I denne artikkelen deler jeg noen erfa- ringer fra hundrevis av rekrutteringssamtaler, der det gikk bra og der jeg feilet. Noen innspill og perspektiv fra en rekrutterer til en annen.
 

Hva ser jeg etter?

Å finne en kandidat med riktige studiepoeng er lett, men det er ofte andre faktorer som bidrar til opplevelsen av om ansettelsen blir riktig. Hvordan vil det være å samarbeidet med vedkommende? Kan hun eller han gi og ta imot tilbakemeldinger? Kan jeg regne med en ansatt som er villig til å dele kunnskap? Og en som lett tilegner seg læring? Det kan skjule seg gode kandidater til akkurat vår arbeidskultur bak en uperfekt CV. Ta derfor gjerne med noen ekstra kandidater når du ser gjennom CVene, en liten håndfull av dem du la i kanskje-bun- ken. Gi heller litt kortere tid til alle kandidatene i første intervju hvis tid er en begrensning.
 
barnehagefolk nr.1/2019:Denne artikkelen er publisert i tidsskriftet Barnehagefolk nr. 1/2019. Tema: Hva trenger du nå? Les mer om Barnehagefolk og tegn et abonnement hvis du ikke allerede er abonnent. 
 

Kjenner jeg min egen kultur?

Det å forberede seg til en intervjuprosess er ikke bortkastet tid. Her kan en gjerne bru- ke anledningen til å drøfte og forankre en ønsket kultur i personalgruppen. En liten prat rundt lunsjbordet på hva som er viktige kulturtrekk ved egen arbeidsplass kan være en god påminnelse og gjøre en bevisst på hva en ser etter hos en nyansatt. Hvis vi får en uenighet på jobb, hvordan takler vi det sammen? Hvilke egenskaper og personlighet passer inn her hos oss? Er det kan- skje riktig å få inn en som er ulik oss andre? Hvilke positive kulturtrekk er ufravikelige hos oss? Det å få besvart noen av disse spørsmålene gir et grunnlag for å utfor- ske hvordan en kandidat kan passe inn og finne sin plass som ny i personalgruppen.
 

Sett tonen

Målet er å bli kjent med den andre, så godt som mulig, på den korte tiden et intervju tillater. Å ha et bevisst forhold til hvilke spørsmål som stilles er viktig, men kultu- ren intervjueren representerer, atmosfæ- ren som skapes i rommet er avgjørende. Det er intervjueren som setter tonen, og det gjør en ved første kontakt. Møt hver kandidat som om de er den rette, og sett ord på hvorfor kandidaten er kalt inn – la dem føle seg utvalgt og spesielle helt fra starten. Det- te hjelper på nervøsitet, gjør at kandidaten senker skuldrene (eller pulsen) og klarer å vise seg fra sin virkelige (og beste?) side. Når praten er i gang, er det intervjuer som avgjør om stemningen er stiv eller av- slappet, om vi er venner eller forhandlings- partnere, om vi vil hverandre vel, eller om «Hvilke egenskaper og personlighet passer inn her hos oss? Er det kanskje riktig å få inn en som er ulik oss andre?» vi er ute etter å «sette den andre fast». Det man gjør og sier påvirker hva søkeren vel- ger å dele. I dette møtet speiles kandidaten, og finner sin plass eller rolle, og vil gjøre alt det han eller hun kan, for å møte de forventninger som spilles ut i rommet.

 

Det utforskende intervjuet

Varianter av støy som kan hindre den ærlige gode praten er mange. Den viktigste ingrediensen i et godt intervju er åpenhet. Fortell om hvilke egenskaper og kvaliteter du faktisk ser etter, det gjør det lettere for kandidaten å selv vurdere om de er riktig til jobben. Dermed kan man være sammen om å sette fokus på de områdene en trenger å utforske. For alle bekymringer som mel- der seg underveis i intervjuet – spør åpent og med hensikt om å gi kandidaten en sjanse til å motbevise din bekymring. Hvis du fortsetter å være bekymret, fortsett å utforske, men med vennlighet og vilje til å forstå. En ærlig tilnærming forplikter nemlig til samme åpenhet også andre veien, og det er det du ønsker å oppnå! En slik åpenhet krever fremfor alt at en ikke trer inn i for- melle roller, prøv derfor å unngå maktrollen, vær deg selv.
 

Når du tror det er feil kandidat

Å kontinuerlig fortsette utforskingen gjen- nom intervjuet, spesielt etter at en får røde varsellamper eller uro, kan være vanskelig. Men her ligger muligheten for å oppdage en uslipt diamant. Der hvor andre forkaster en kandidat for opplagte feil og mangler, kan man velge å tenke at det finnes noe mer. Bak et ukorrekt språk, feil kleskode, klønete formuleringer, skjelvende stemme eller manglende evne til å selge seg selv, der kan du finne din mest lojale ansatt, en usedvanlig analytisk sjel, en kreativ hjerne eller en som ikke vet selv hva hun/han er god for. Skal en få øye på disse mulighetene, krever det nysgjerrighet og mot til å stille spørsmål for å avdekke usikkerhet. Og til slutt, etter at samtalen er ferdig, trenger man klarsynthet til å legge de riktige tingene i vektskålen.
 

Når du tror du har funnet den rette

Likefullt som en kan miste en god kandidat fordi en får fokus på feil og mangler, kan en også bli blendet av egenskaper man liker, men nødvendigvis ikke trenger. Noen personlighetstyper gjør seg godt i et intervju, og kan vinne frem med for eksempel gode kommunikasjonsevner, en overdreven tro på egne ferdigheter eller et vinnende vesen. God kjemi eller felles referanser kan også komme i veien for en grundig prosess. Her er det viktig å lete etter mulig risiko. Se for deg at personen du nå gjerne ønsker å ansette likevel viser seg å være en feil kandidat – hva kan være grunnen? Still spørsmål og utforsk videre, selv om du nå har lyst å konkludere. Her gjelder heller en runde for mye enn en for lite. Før en kandidat blir kalt inn til andregangsintervju – gi gjerne i forkant konkret tilbakemelding slik at kandidaten kommer godt forberedt. Si for eksempel; «det vi likte med deg er….», «det vi nå er litt usikker på med deg er…», «forbered deg gjerne ekstra på dette området….» Utfordre deg selv og teamet til å finne noe bra å si om kandidaten og noe som dere fremdeles ønsker å utforske.
 

Etter intervjuet

I evalueringsfasen er det klokt å la samtalen mellom rekrutteringsteamet være dialogpreget. La alle gi sine innspill, lytt og tenk sammen. Prøv å unngå å kjempe for eg- ne favoritter. Det at en ser ting ulikt er i seg selv en kvalitetssikring av prosessen. Hvis det er uenighet i teamet – kall gjerne inn til nytt intervju. Gi kandidaten en ny sjanse. I etterkant av første og andre intervjurunde, diskuter gjerne kandidatene i samme seanse. Vent med å konkludere til alle kort ligger på bordet. Det kan være nyttig å se ulike styrker og svakheter opp i mot hverandre.
 

Referansesjekk

Å kontakte referanser er svært viktig. Det å få snakket med noen som har kjent kandidaten gjennom tid, kan gi verdifull innsikt. Åpne gjerne telefonsamtalen med å si at du ønsker en ærlig prat, å vite både kandidatens styrker og hva en bør være obs på. Del gjensidig det du har fått øye på i intervjuprosessen, og hør tilsvarende hva referansen tenker. Hvis referansen er kritisk, lytt gjerne til hva som ligger bak. Det kan være en riktig kandidat for deg, selv om per- sonen ikke fungerte godt i tidligere stil- ling. Muligens tilbyr du en annen arbeids- kultur, et annet lederperspektiv, andre kol- leger, oppgaver ect. Alt dette spiller inn på hvordan en erfarer en arbeidstaker. Del di- ne tanker, still åpne spørsmål, lytt, utforsk og del igjen.
 

Å grave etter gull

Det er mange fallgruver å gå i, men det er også flere ting en kan gjøre for å lete frem «den rette». Noen av de mest vellykkede rekrutteringer jeg selv har gjort har også vært noen av de vanskeligste. Det har vært kvinner og menn som på ulike måter ikke huket av de opplagte boksene. Det har fremfor alt krevd åpenhet, tålmodighet og tilstedeværelse. Det finnes nyttige verktøy som analysere personlighet, med håp om å forutsi om noen passer inn, men tester kan etter min mening aldri erstatte det som skjer når to personer møtes for å utforske og bli kjent.
 
FAKTA om forfatteren: Irene Grastveit, Hilde Sværen-Hjulstad og Mirjam Engelsvold er partnere i MindUp, et selskap i Stavanger som jobber med ledelse og -organisasjonsutvikling. 

I 2019 vil de bidra med ulike perspektiver på ledelse i Barnehagefolk. Til daglig treffer de ledere og team i ulike bransjer. Det kan handle om kriser og konflikt eller et ønske om forbedring og foredling av kultur, organisasjon og ledelse. Skal man levere godt på arbeidsplassen må både den enkelte ha det godt og organisasjonen som helhet fungere godt. For å lykkes med det, må man vektlegge en praksisnær tilnærming som gjør kulturbygging og ledelse konkret, forståelig og ikke minst overkommelig, sier de tre partnerne.