Kommunikasjon

Det er vanlig å høre at effektive gode ledere er flinke til å kommunisere. De er lydhøre overfor budskapet, ser sammenhengen de er og menneskene de skal kommuniserer med.

En kan grovt sakt si at kommunikasjon er det som oppstår i vårt møte med/mellom mennesker. I disse møtene har vi alle et ansvar for det som skjer. Dersom du ønsker å forbedre kommunikasjonen med en annen person må du være villig til å se litt nærmere på din egen kommunikasjonsstil og gjøre noen tilpasninger for å møte den andre personen på en ny og bedre måte. Det kan være lurt å prøve å finne sammenhenger mellom din egen kommunikasjonsstil og den du møter. Ta utgangpunkt i de relasjoner hvor kommunikasjonen er spesielt god og se på hva som kjennetegner de situasjoner der kommunikasjon og tilbakemeldinger fungere bra.

Det er imidlertid veldig viktig at en ikke kopierer andres atferd og måte å være på. Det er utrolig mye enklere å være en god leder når en kan være seg selv om kommunisere ut fra egne forutsetninger. Igjen vil jeg poengtere at en må vite hvilke begrensninger en har og hva som er en styrke. Er du god til å holde møter, er du best til å veilede, hvor mye lytter du og hvor direkte er du i tilbakemeldingene…

Hvordan fungerer våre møter?

I barnehagen er det mye møter, selvsagt ulikt etter størrelsen på virksomheten. Men jeg tør påstå at mye av møtetiden går med til uformell prat og kunne vært effektivisert en god del, spesielt med tanke på at vi ”sliter” med dårlig tid. Det kan ofte være vanskelig å komme med tilbakemeldinger på hvordan vi gjør ting, men dette skjema kan gjøre det enklere. Erfaringene har vist at det kan være mer ufarlig å bruke et standard skjema.

Dette vurderingsskjemaet kan benyttes på en avdeling/base/team eller i en virksomhet. Først fyller alle ut et skjema hver. Setter ring rundt det tallet som kan si noe om sin egen oppfatning av hvordan møtene fungerer, for deretter å bruke alle vurderingene (eksempelvis skrive dem opp på en flipover). Det samlede resultat er nå et utgangspunkt for å kunne diskutere innspillene og føre dette videre i en forbedringsprosess med henblikk på evt. konkrete tiltak.

Noe tilpasset med utgangspunkt i kilde: Stein Tore Nybrodahl

Tilbakemeldinger som styringsverktøy i lederrollen

Resultat av denne kartleggingen (over) og tilbakemeldingene er får kan være et godt utgangspunkt for styring og korrigering. Undersøkelser har vist at svært mange ønsker mer tilbakemelding på sitt arbeid og synes dette er viktig for sin egen motivasjon, trivsel og trygghet. Likevel synes som om det er et vanskelig tema og er et område som krever god balanse og lydhørhet. Tilbakemelding kan fort føles som en vurdering og da er det raskt å komme i forsvarsposisjon. Det er derfor viktig å innarbeide forutsigbare gode tilbakemeldingsrutiner. Tilbakemeldinger virker best om de er en naturlig del av den daglige driften, sparer en opp til møter, kurs og veiledning kan en fort trigger utrygghetsfølelsen og gjøre folk mistenksomme. Jo større sak en gjør ”ønske om tilbakemeldinger” jo vanskeligere virker det som det er å gjennomføre på en god måte. Og i et stort perspektiv kan vel det meste av kommunikasjonen i barnehagen være en tilbakemelding, men mer eller mindre direkte rettet mot en person. En kan si at tilbakemeldinger er en stor del av vår daglige kommunikasjon (språk, tegn og mimikk). Vi gjør det egentlig hele dagen, men muligens mer eller mindre bevisst og kanskje også mye via vårt kroppsspråk.

Ulike punkter som kan være til hjelp når en skal lage rutiner for tilbakemeldinger:
 

• Tid og tidspunkt for ulike typer tilbakemeldinger
• Tilbakemeldinger på hva og hvorfor
• Metakommunisere: ”Hvordan kommuniserer på hvordan vi opplever kommunikasjonen”
• Tilbakemeldinger en til en, to og to, felles, muntlig eller skriftlig
• Tilstedeværelse i tilbakemeldingene, situasjonsbestemt, hvor nær, hvilken avstand,
• Tilbakemeldinger som er vinklet til en privat, personlige eller til yrkesrollen/profesjonelt
• Tilbakemeldinger for å inspirere, begeistre, motivere, bli sett og føle tilhørighet
• Tilbakemeldinger for å styre og korrigere arbeidsmåter, væremåte og gjennomføring
• Tilbakemeldinger for å styre mot mål, sikre kvalitet, resultat og klargjøre ansvar
• Tilbakemeldinger via Internett/intranett, blogg, PC, sms, referater
• Interne og ekstern tilbakemeldinger på drift

Øvelse - metode

Skriftlige tilbakemelding, motivasjon til deg og dine kollegaer

1. Alle deltakerne sitter i en ”ring” (eller de avdelinger som samarbeider mest sammen)
2. Alle får utdelt et blankt ark
3. Alle setter sitt eget navn øverst
4. Når dette er gjort, gir alle arket sitt videre til den som sitter til høyre for seg.
5. Det er nå stille mens alle får sjanse til å skrive en tilbakemelding på det arket som tilhører den personen som navnet stå øverst. Skriv en kort tilbakemelding på ca 2 setninger (litt avhengig av hvor mange som sitter i ringen og tid til disposisjon) som er jobbrelatert og husk din egen signatur bak.
6. Arkene går stille rundt i hele sirkelen og havner til slutt tilbake til eieren. Nå skal alle ha skrevet en tilbakemelding på den enkeltes ark og det er lov å lese dette.

Case

Det er personalmøte for to avd. i Gullungen barnehage og alle 10 i personalgruppen er kommet. De kjenner hverandre godt og praten går livlig. Styrer prøver å få gjengen samlet og sier at møte nå skal begynne, det går fremdeles en stund da samtalene de har i gang må avsluttes.  Det er tre stykker som sitter klar med sakslisten og venter stille på at møte skal begynne. Plutselig oppdager en av de andre at flere mangler sakslisten og sier at bare går for å kopiere noen flere. Det blir igjen småpludring og det ventes på at alle snart er klare. 

Møte begynner med en runde der alle skal si noe positivt siden sist, de med sakslisten er godt forberedt og snakker kort om det mener har vært positivt. Flere av de andre famler, har glemt å forberede seg og prøver etter hvert å komme på noen positive tilbakemeldinger. Styrer ser diskret på klokken og tenker stille at dette tar for lang tid, men de har blitt enige om at disse rundene er viktig slik at alle skal føle tilhørighet og skal få øve på tilbakemeldinger.

Neste sak er planlegging av desember måned, mye skal enes og mange ting skal på plass. Evalueringen fra i fjor viser at en må begynne tidligere med planleggingen. Mange har meninger om hva som skal /bør skje denne spesielle måneden, så det er ny runde med meningsutveksling.  Denne metoden er vedtatt for å sikre at alle kommer til ordet, selv om det tar mye tid. Tidligere erfaringer tilsa at det stort sett var tre av personale (ped.lederne) som snakket mest.  Styrer sitter og koordinerer personalmøte og har valgt en noe anonym væremåte/ordstyrer/møteledelse. Styrer mener det er viktig å lytte til sine ansatte og få tak i det som motiverer og begeistrer personalet.

• Hvilke problemstillinger finner du i denne case.
• Hva mener du er bra og hva ville du gjort annerledes.
• Hvordan sikre gode tilbakemeldinger og kommunikasjon på slike møte
• Hva mener du personalmøter bør inneholde?

Referanser og tips til litteratur

Hvorfor skal noen la seg lede av deg? kjennetegnene på en autentisk leder, Rob Goffee; Gareth Jones; Boel Kristin Støvern (Oversetter), Hegnar Media 2007

Baltzersen, R. K. (2008). Å samtale om samtalen: veiledning og metakommunikasjon. Bergen, Fagbokforlaget 

Å være leder i barnehagen. Skogen, Haugen, Lundestad, Slåtten 2005. Fagbokforlaget.

Eide, H. and T. Eide (2007). Kommunikasjon i relasjoner: samhandling, konfliktløsning, etikk. Oslo, Gyldendal akademisk.

Stein Tore Nybrodahl, Skjema hentet på: www.nybrodahl.com