Logg inn:
Hvordan bruker du tiden på jobb?
Rune Holmedal   22.07.14
Er du en av de som er travelt opptatt med å gjøre uvesentlige oppgaver?

Alle har 27000 sekunder til disposisjon hver dag på jobb. (Dersom de jobber 100% stilliing). Allikevel er det store forskjeller når det gjelder hva hver enkelt får gjort. Noen har veldig mye å gjøre hele tiden. Allikevel virker det som om de ikke får gjort noen ting. Hele dagen går med til brannslukking, behandling av tilfeldige besøk, improviserte og halvhjertede innsatser på en rekke områder og leting i papirer. I tillegg skal e-post besvares, relasjoner pleies, møter avholdes og innkjøp planlegges. Dagene bare forsvinner i en grøt av ustrukturerte oppgaver. Det er på tide å etablere en bedre måte å jobbe på. Det aller viktigste du gjør er å definere noen mål du skal jobbe mot. Da har du en mulighet til å prioritere oppgavene og kan også droppe de oppgavene som åpenbart ikke fører deg i retning av målet.

Tegn på dårlig tidsplanlegging

Arbeidsplassen din er i en konstant krisetilstand. Papirer flyter, du har ingen klar formening om hva du skal prioritere av oppgaver, du lar deg avbryte ofte, Du gjør ”litt av alt” og følger ”impuls”-prinsippet.  Det er vanligvis et resultat av dårlig tidsplanlegging. Når du planlegger din egen tid er det viktig å skille mellom å ha det travelt og være effektiv. Det er fullt mulig å være travelt opptatt uten å være jobbe effektivt mot målene dine. For å kunne vurdere om du bruker tiden din fornuftig bør du svare på disse spørsmålene:

Er jeg travelt opptatt med å gjøre uvesentlige oppgaver?
Er jeg opptatt med å bare gjøre ting, eller får jeg ting gjort?

For å sikre at du er både travel og effektiv er det viktig at du og fokuserer mest på de tingene som sørger for at du når mål. Det er fornuftig tidsbruk. Og det aller første du bør spørre deg selv om før du gjør en oppgave, er alle spørsmåls mor:

Kan jeg la være å gjøre dette uten at det får konsekvenser?

Alt for mye av det vi blir bedt om å gjøre blir dessverre ikke brukt til noen verdens ting. Den beste løsningen er derfor ofte å arkivere det rett i søppelkassen, slette mailen, eller i hvert fall overse den. Du bør stille deg selv noen spørsmål: Har jeg gjort dette før? Førte det til noe som helst? Fikk det noen innvirkning på noe som helst? Vil det bli etterlyst? Dersom du svarer ja på det første spørsmålet og nei på de neste bør du la være å gjøre oppgaven. Svarte du ja på de tre første spørsmålene og nei på det siste bør du også gjøre en veldig konkret vurdering av om det er verdt jobben. I tillegg er det svært viktig å ha klart for seg hva som er godt nok. Er det godt nok med fire linjer på et ark er det meningsløst å skrive en lang avhandling på 4-5 sider. Min personlige rekord er å skrive virksomhetsplan på en Post-it lapp. Dette valget ble gjort fordi bestillingen på innhold var særdeles uklar. Når jeg ikke da fikk noen tilbakemelding på at planen var mangelfull er det jo åpenbart at oppgaven ikke var viktig. Min absolutte anbefaling er å la være å gjøre flere av de oppgavene du får. Erfaringen viser nemlig at de ikke blir etterlyst. Gjør deg gjerne opp en mening om oppgaven mentalt når du får den. Da er du delvis forberedt og kan levere noe som er godt nok dersom det blir etterlyst.  Denne filosofien har gjennom årene spart meg for mye jobb og uviktig tidsbruk.

Å arbeide med mål

For å kunne jobbe i en ønsket retning er du helt avhengig av å ha noen klart definerte mål. Du må vite hvor du skal. Et effektivt mål er ambisiøst og mulig å nå. Det er også nødvendig å sette av rimelig tid til å nå målet. Ved å ha en klart definert dato for fullføring vil du kunne utarbeide de nødvendige tiltakene for å nå målet. Dersom det er et langsiktig mål bør du etablere delmål og/eller milepæler som du kan krysse av underveis. Definer klare oppgaver som bringer deg i riktig retning.

Et langsiktig mål kan virke vanskelig å nå og dersom det tar et år å nå det langsiktig målet er det fort gjort å miste fokus på retningen. Det er da du må etablere delmål, definere oppgaver som fører til oppnåelse av delmålene, og dersom oppgavene virker uoverkommelige bryter du oppgavene ned til handlinger. Samtidig med at du utfører disse handlingene, og løser oppgavene, og når delmålene, har du alltid med deg en bevissthet om det langsiktige målet. Underveis i denne prosessen er det viktig at du som leder kommuniserer disse tingene klart og forståelig til dine ansatte.

Et langsiktig mål angriper du på samme måte som en stor pizza. Du deler opp i mindre biter, først på midten så i fjerdedeler, så i åttendeler, kansje til og med i 16-deler. Så tar du en av disse og tar en bit av den. På denne måten jobber du deg innover til den er spist. Er du leder har du med deg noen for å gjøre jobben. Da er det nødvendig å delegere. ”Du tar de to bitene, og de må være borte innen…, det er fordi denne pizzaen skal være spist opp innen…” Dersom det er viktig hvordan den spises må du forklare det. Dersom det ikke spiller noen rolle hvordan den spises sier du det også. Delmål er viktige fordi de er skritt på veien for å nå et langsiktig mål. Delmål som ikke nås setter det langsiktige målet i fare for å ikke nås, oppnåelse av delmål bygger selvtillit, og oppnåelse av delmål i tide sørger for at fremdriftsplanen holdes.

På samme måte angriper du et langsiktig mål om at dokumentasjonen av det pedagogiske arbeidet skal være bedre i løpet av dette barnehageåret. Definer hva det konkret betyr. Etabler en baseline. Hva er status pr. i dag? Hva er ønsket tilstand? En god ide kan være å definere hva som kjennetegner arbeidet i barnehagen når målet er nådd. Deretter lager du noen delmål som beskriver etappene mot det langsiktige målet. Dersom målet skal nås i løpet av et år, definerer du hva du må gjøre innen en måned, innen 3 måneder osv. Beskriver oppgaver som må løses for å komme dit, og handlinger som løser oppgavene. Dette kan for eksempel være konkrete arbeidsoppgaver som må gjøres regelmessig: observasjoner, videofilming, evalueringer av aktiviteter. Det kan også handle om: kompetanseheving, innkjøp av nødvendig utstyr, avsetting av tid til å gjøre oppgavene, innføring av nye rutiner, avklaring av roller og ansvar osv.

Hvordan prioritere

Ikke ignorer eller bagatelliser betydningen av handlinger selv om de er små. Dersom du gjør de små handlingene vil den store oppgaven/målet nås. Sørg for at du innen kl, 10 hver dag har gjort en handling eller løst en oppgave. Følelsen av å krysse av for dette gir motivasjon og sørger for at du beveger deg i retning av det langsiktige målet. Som leder kan du sjelden bare konsentrere deg om et langsiktig mål av gangen. Du vil i tillegg måtte jobbe med kortsiktige oppgaver, og flere langsiktige mål samtidig. Hvordan avgjør du da hva du skal gjøre først? Du må prioritere. Hvordan velger du hva som skal gjøres først, som nummer to, tre osv.? Første skritt er å ha en klar forståelse av hva hver enkelt oppgave innebærer. Du bruker spørsmålene: hvem, hva, når, hvor, hvorfor og hvordan.

Hvem?

Hvem har behov for at dette gjøres? (Sjefen din, en bruker, en ansatt, en…)
Hvem skal gjøre denne oppgaven?
Hvem vil ha glede av denne jobben?

Hva?

Hva er du bedt om å gjøre? Bidrar det i ”det store bildet”? Er nytten av å gjøre jobben verdt ressursbruken?

Når?

Når må du ha fullført jobben? Kan du gjennomføre dette? (Viktige ting haster sjelden, og ting som haster er sjelden viktige)

Hvor?

Kan du gjøre oppgaven her? Har du det du trenger her? Er du avhengig av noe eller noen som må hentes hit?

Hvorfor?

Hvorfor er du bedt om gjøre denne oppgaven?

Hvorfor er det nødvendig å gjøre denne oppgaven sett i sammenheng med langsiktige mål? Ved å holde fokus på de langsiktige målene kan du prioritere bedre.

Hvordan?

Hvordan skal du gjøre oppgaven?
Hvordan vil den løste oppgaven bli vurdert eller målt?
Hvordan noe må gjøres innvirker veldig på ressursbruken.

Oppsummering

Dersom du sliter med å få gjort de viktige tingene i tide mens du har en riktig retning på arbeidet ditt er det på tide å vurdere disse rådene. Dersom du følger dem rutinemessig vil du få en bedre oversikt og bruke tiden din bedre. 

Spør deg selv: Hvem, hva, når hvor, hvorfor, og hvordan. 

  • Lag realistiske langsiktige mål
  • Bryt det ned til delmål, oppgaver og handlinger
  • Lag en liste med dagens oppgaver og hold deg til den
  • Gjør det bare godt nok
  • Gi deg selv mer tid enn du tror du trenger til nødvendige oppgaver
  • Ikke la forstyrrelser sabotere oppgavelisten din
  • Skriv ned målene dine og oppbevar dem på et sted hvor du ser dem jevnlig
  • Husk hva du vil oppnå og hvorfor
  • Husk hvorfor du gjør det du gjør
  • Del fremgangen med noen som gir deg ærlige tilbakemeldinger
  • Belønn deg selv når delmål og oppgaver er fullført

    Denne artikkelen er åpen for alle

    Du kan derfor lese hele artikkelen. Dersom du vil ha tilgang til alle artikler kan du nå prøve Barnehageforum gratis og helt uten forpliktelser i 2 hele uker.
    Gå hit for å prøve Barnehageforum gratis


    Du er logget inn med gratis profil og kan derfor ikke se innhold som er forbeholdt betalende medlemmer.
    For å se alt innhold på Barnehageforum, gå hit for å oppdatere ditt medlemskap.


    TILBUD PÅ 6 MND. MEDLEMSKAP, KUN KR. 595,-
    Fyll ut skjema nedenfor og få umiddelbar tilgang til alt på Barnehageforum!
    Vi har i dag nærmere 3000 bhg og over 7000 aktive brukere.
    Barnehage
    *Fornavn
    *Etternavn
    *E-post
    *Telefon
    Fakturanavn
    Fakturareferanse
    *Fakturaadresse
    *Faktura Postnr
    *Faktura Poststed
    *Ønsket passord
    *Gjenta passord
    *Medlemstype
    *Antall måneder *
    * Du kan velge mellom 3, 6 eller 12 måneder. Du vil bli fakturert for hele perioden i en faktura.

    * Mva. kommer i tillegg

    Huk av for at du har leste våre avtalevilkår
     
    DISKUTER ARTIKKELEN
     
     
    Anbefalt
    Kjell   30
    Appen
    RELATERTE ARTIKLER
    Temahefte: Om menn i barnehagen
    Ny formålsparagraf
    Alle teller mer – men ønsker vi det?
    Evaluering av rammeplanen – Dokumentasjon
    BOMBEEKSPLOSJONEN I OSLO/DRAPENE PÅ UTØYA